Privacyverklaring

1. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Om je goed te kunnen helpen via deze website is het nodig dat wij jouw persoonsgegevens verwerken. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verzamelen, gebruiken, delen en opslaan wanneer je de website bezoekt, je aanmeldt, gebruikmaakt van de Sleutelpas-tools, een regeling of aanvraag indient via de website of wanneer je contact met ons opneemt.

Op de website kunnen verwijzingen naar websites van derden staan, zoals hyperlinks. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op het verzamelen van gegevens via die externe websites. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze partijen persoonsgegevens verwerken. Zie het privacybeleid van de betreffende website voor meer informatie.

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op de website. Als er ingrijpende wijzigingen plaatsvinden, informeren we je voordat deze van kracht worden.

2. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

De Sleutelpas is een initiatief van de gemeente Leiden en Leiderdorp (hierna gemeente). Met de Sleutelpas kun je gebruikmaken van tegoeden of regelingen die door de gemeente beschikbaar worden gesteld.

De gemeente is verantwoordelijk voor het verwerken van jouw persoonsgegevens, zoals beschreven in deze privacyverklaring. De gemeente heeft de externe partij van de Sleutelpas ingeschakeld voor de uitvoering en digitale ondersteuning van de Sleutelpas.

De gemeente heeft met BS&F een verwerkersovereenkomst gesloten. In die overeenkomst staat beschreven wat de rolverdeling is en hoe we zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Het doel van deze overeenkomst is om effectieve naleving van de AVG te waarborgen en ervoor te zorgen dat je jouw rechten kunt uitoefenen.

Wanneer in deze privacyverklaring wordt gesproken over “wij”, gaat het om de gemeente (en een eventuele verwerker die ons hierbij ondersteunt).

Als je naar aanleiding van deze verklaring contact met ons wilt opnemen, dan kan dat via de contactgegevens die te vinden zijn in paragraaf 8.

3. Welke gegevens verzamelen wij en hoe komen we eraan?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens van jou:

(a) Naam- en contactgegevens

Dit zijn de gegevens die je zelf invult wanneer je via de website contact opneemt of een formulier indient, zoals:

• Voor- en achternaam

• Telefoonnummer

• E-mailadres

(b) Gegevens voor het aanvragen van de Sleutelpas

Om via de website een aanvraag in te dienen voor de koop Sleutelpas is het noodzakelijk om, naast de onder (a) genoemde persoonsgegevens, ook noodzakelijk jouw geboortedatum, aanspreekvorm en adresgegevens op te geven. 

(c) Gegevens voor het aanvragen van een gratis Sleutelpas

Om via de website een aanvraag in te dienen voor de gratis Sleutelpas is het noodzakelijk om, naast de onder (a) genoemde gegevens, ook onderstaande gegevens in te vullen. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk om via de website een aanvraag in te dienen.

Deze gegevens lever je aan door het aanvraagformulier in te vullen:

• Je adresgegevens, en in voorkomend geval ook afwijkende contactgegevens (bijvoorbeeld van een bewindvoerder);

• Je geboortedatum;

• Je geslacht;

• Je nationaliteit;

• Burgerservicenummer (BSN);

• Kopie-ID (alleen bij de aanvraag van de gratis pas in het online formulier.)

• Burgerlijke staat;

• De samenstelling van je huishouden;

• Je bankrekeningnummer (IBAN);

• Gegevens over je inkomen om te bepalen of je onder de door de gemeente gestelde inkomensgrens valt.

Het hangt van jouw situatie af welke persoonsgegevens precies nodig zijn. Niet in elk geval worden alle genoemde persoonsgegevens opgevraagd. Heb jij via de gemeente een Sleutelpas ontvangen? Dan heeft de gemeente géén gegevens over jouw inkomen gedeeld met BS&F.

4. Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw gegevens?

4.1 Doeleinden

Wij gebruiken de in paragraaf 3 genoemde gegevens voor een of meer van de volgende doelen:

Het leveren van diensten en onderhouden van contact

We gebruiken je gegevens om het gebruik van de Sleutelpas mogelijk te maken en om de website goed te laten functioneren.

Via de website kun je je aanmelden voor de Sleutelpas. Na jouw aanmelding kun je een account voor de persoonlijke omgeving aanmaken. Hiervoor ontvang je een unieke gebruikersnaam en stel je zelf een wachtwoord in. Dit wachtwoord is voor ons niet zichtbaar, omdat we het onomkeerbaar versleutelen. Ben je je wachtwoord vergeten, dan kun je via de website een nieuwe instellen.

Wanneer je via de website een gratis Sleutelpas aanvraagt, beoordeelt BS&F of je hiervoor in aanmerking komt.

Als je via het contactformulier een vraag stelt, gebruiken wij je e-mailadres om je antwoord te kunnen geven.

Verbetering van onze dienstverlening

Wij verwerken gegevens om onze diensten te evalueren en te verbeteren. Bijvoorbeeld door onderzoek te doen naar het gebruik van de website, veel gestelde vragen of algemene trends.

Versturen van serviceberichten en informatie

Je kunt je aanmelden om e-mails te ontvangen over de Sleutelpas of andere relevante ontwikkelingen binnen onze dienstverlening.

Administratie en naleving van wet- en regelgeving

We gebruiken gegevens voor interne administratieve doeleinden en om te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen.

4.2 Wettelijke grondslagen

Wij verwerken jouw gegevens op basis van:

• jouw toestemming

• een wettelijke verplichting

• de uitvoering van een overeenkomst

• ons gerechtvaardigd belang (of dat van een derde)
  
  

Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht, maar geldt voor toekomstig gebruik. Je kunt dit doen via de instructies in de betreffende communicatie (zoals de afmeldlink in e-mails) of via de contactgegevens in paragraaf 8.

Wanneer je persoonsgegevens weigert te verstrekken die nodig zijn voor een wettelijke verplichting of de uitvoering van een overeenkomst, kunnen wij mogelijk niet (volledig) leveren wat je hebt aangevraagd.

Toestemming

Op basis van jouw toestemming verwerken wij jouw gegevens bijvoorbeeld voor het versturen van een nieuwsbrief. Je kunt deze toestemming geven tijdens het aanvragen van de sleutelpas. Je hebt te allen tijde het recht om jouw toestemming in te trekken door de instructies te volgen die bij de betreffende verwerking zijn vermeld, bijvoorbeeld door te klikken op de afmeldlink in onze e-mails. Daarnaast kun je ook via de contactgegevens in ‘8. Contactgegevens’ contact met ons opnemen om jouw toestemming in te trekken.

Taak van algemeen belang

Op grond van een taak van algemeen belang verwerken wij jouw gegevens om de gratis sleutelpas aan te bieden en jouw aanvraag te beoordelen. Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor het verlenen van de gratis sleutelpas.

Wettelijke verplichting

Op grond van wettelijke verplichtingen is het mogelijk dat jouw gegevens verwerkt worden. De persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor het voldoen van de plichten van de gemeente of BS&F. 

De uitvoering van een overeenkomst

Wanneer jij een Sleutelpas koopt zijn jouw persoonsgegevens noodzakelijk om de Sleutelpas te verstrekken.

Gerechtvaardigd belang

Op basis van ons gerechtvaardigd belang verwerken wij jouw gegevens voor onderzoek om onze diensten te verbeteren. 

Wanneer je persoonsgegevens weigert te verstrekken die nodig zijn voor een wettelijke verplichting of de uitvoering van een overeenkomst, kunnen wij mogelijk niet (volledig) leveren wat je hebt aangevraagd.

4.3 Profilering

Wanneer je een regeling aanvraagt die afhankelijk is van je inkomen, analyseren wij je inkomens- en eventueel vermogensgegevens om te bepalen of je in aanmerking komt. Dit wordt gezien als ‘profilering’. Er worden echter geen geautomatiseerde besluiten genomen: er kijkt altijd een medewerker mee.

4.4 Doelbinding

In sommige gevallen kunnen persoonsgegevens worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor ze oorspronkelijk zijn verzameld. Hiervoor voeren we altijd eerst een doelbindingstoets uit om te bepalen of dit verenigbaar is met het oorspronkelijke doel.

5. Welke derden hebben toegang tot jouw gegevens?

Voor het leveren van onze diensten maken wij gebruik van derden, zoals ICT-leveranciers. Zij helpen ons bij het bouwen, onderhouden en uitbreiden van de websitefunctionaliteiten.

Voor het versturen van e-mails kunnen wij gebruikmaken van dienstverleners zoals Brevo (zie hun privacybeleid op de respectievelijke website).

Wij verstrekken jouw gegevens niet aan andere partijen dan de hierboven genoemde, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is.

6. Hoe beveiligen wij jouw gegevens en hoe lang bewaren we ze?

De gemeente (en eventuele verwerkers) neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beveiligen tegen verlies of ongeautoriseerde toegang. Denk hierbij aan beveiligde servers, toegangsbeperkingen, firewalls en afspraken met externe partijen.

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van onze taken of zolang als wettelijk verplicht. Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd of geanonimiseerd.

7. Hoe kun je jouw wettelijke rechten uitoefenen?

Je kunt de privacyrechten die voor jou gelden uitoefenen door contact met ons op te nemen via de gegevens in paragraaf 8. Je hebt onder andere recht op:

1. inzage

2. rectificatie

3. verwijdering

4. beperking van verwerking

5. overdraagbaarheid van gegevens

6. bezwaar tegen verwerking
   
   

We kunnen je vragen om aanvullende informatie om je identiteit te bevestigen.

Een toelichting op elk recht (zoals in jouw aangeleverde tekst) blijft ongewijzigd en geldt ook in deze variant. Alle rechten blijven dus in dezelfde mate van toepassing.

Daarnaast heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Contactgegevens

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via het contactformulier op onze website.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 01-02-2023 en vervangt alle eerdere versies.